Yaletree

Juridisch

Algemene voorwaarden

Versie 0.2 (ontwerp, 29 oktober 2026)

Ontwerptekst. Nog na te lezen door een jurist voor publicatie. Gemarkeerde stukken moeten nog ingevuld worden.

1. Definities

2. Toepassing

2.1. Deze voorwaarden gelden voor elke inschrijving, proefperiode en elk abonnement, samen met de verwerkersovereenkomst, die er deel van uitmaakt. Bij strijdigheid gaat de verwerkersovereenkomst voor wat persoonsgegevens betreft.

2.2. De dienst is uitsluitend bestemd voor ondernemingen in de zin van artikel I.1 van het Wetboek van economisch recht, die handelen voor hun beroepsactiviteit. Consumenten kunnen zich niet inschrijven. De bepalingen voor consumenten, waaronder het herroepingsrecht, zijn daarom niet van toepassing.

2.3. Algemene voorwaarden van de klant zijn niet van toepassing, ook niet als ze naar deze voorwaarden verwijzen.

3. Inschrijving

3.1. De overeenkomst komt tot stand wanneer de klant het inschrijfformulier volledig invult, deze voorwaarden en de verwerkersovereenkomst aanvaardt en zijn e-mailadres bevestigt. Wij bewaren welke versie werd aanvaard, door wie en wanneer.

3.2. De persoon die inschrijft, verklaart bevoegd te zijn om de onderneming te verbinden. De klant geeft juiste gegevens, waaronder een geldig btw-nummer, en houdt ze up-to-date. Wij mogen het btw-nummer controleren via VIES en een inschrijving weigeren of beëindigen bij onjuiste gegevens.

4. Proefperiode

4.1. Een nieuwe klant kan het platform 30 dagen gratis gebruiken met alle beschikbare modules, ook de betalende uitbreidingen. Er zijn geen betaalgegevens nodig. Wij kunnen één proefperiode per onderneming toestaan.

4.2. Kiest de klant voor het einde van de proefperiode geen plan, dan stopt de toegang. De gegevens blijven 90 dagen bewaard, zodat de klant alsnog kan starten of exporteren, en worden daarna gewist.

4.3. Tijdens de proefperiode wordt de dienst gratis en zonder enige waarborg geleverd.

5. De dienst

5.1. Wij stellen het platform ter beschikking met de modules en limieten (opslag, AI-tegoed) van het gekozen plan en van de uitbreidingen die de klant neemt. Modules met de vermelding "binnenkort" maken pas deel uit van de dienst wanneer ze beschikbaar zijn.

5.2. Het AI-tegoed en de opslag gelden per organisatie en zijn de som van wat elke gebruiker volgens het plan meebrengt, zoals op de prijzenpagina staat, vermeerderd met wat een uitbreiding toevoegt. Niet gebruikt AI-tegoed vervalt op het einde van de maand. Bij 80 % van een limiet verwittigen wij de beheerders. Is het AI-tegoed op, dan zijn de AI-functies tot de volgende maand niet beschikbaar; is de opslag vol, dan zijn nieuwe uploads niet mogelijk. De rest van het platform blijft werken en er worden geen bestaande gegevens verwijderd. Hoeveel AI-gebruik een token vertegenwoordigt, kunnen wij aanpassen; een aanpassing die het AI-tegoed wezenlijk verkleint, kondigen wij aan zoals een prijswijziging (artikel 7.5).

5.3. Wij verbeteren het platform voortdurend en mogen functies wijzigen, op voorwaarde dat de kern van het gekozen plan niet wezenlijk achteruitgaat. Verdwijnt een functie die de klant wezenlijk gebruikt, dan kan hij het abonnement kosteloos opzeggen met terugbetaling van de niet-gebruikte periode.

5.4. Wij doen al het redelijke om het platform permanent beschikbaar te houden (inspanningsverbintenis). Gepland onderhoud doen we zoveel mogelijk buiten de kantooruren en kondigen we vooraf aan. Wij geven geen garantie op een minimale beschikbaarheid.

5.5. Wij maken dagelijks een versleutelde back-up, ook op een tweede locatie, en bewaren back-ups maximaal 30 dagen. Back-ups zijn een veiligheidsmaatregel van ons. De klant kan er geen herstel van een bepaald moment uit eisen; voor zijn eigen archief gebruikt hij de export (artikel 9.2).

5.6. Het platform legt zichzelf uit, met uitleg bij knoppen en velden, hulppagina's en de AI-assistent, waaraan de klant altijd vragen kan stellen; hulpvragen tellen mee in het AI-tegoed. Wij bieden geen telefonische support. Vragen over het abonnement, facturen of storingen kunnen per e-mail via info@yaletree.com; wij antwoorden zo snel als redelijk mogelijk, zonder vaste antwoordtermijn. Wij kijken alleen in de gegevens van de klant als hij daar uitdrukkelijk toestemming voor geeft, voor een beperkte tijd, en elke toegang wordt gelogd.

5.7. Het platform helpt de klant bij zijn administratie, facturatie, boekhouding en btw-aangiften. De klant blijft zelf verantwoordelijk voor de juistheid van wat hij invoert, verstuurt en indient, en voor het naleven van de wetgeving die op hem van toepassing is.

6. Gebruik

6.1. De klant zorgt ervoor dat zijn gebruikers hun inloggegevens geheim houden en meldt misbruik onmiddellijk. Wat via de accounts van de klant gebeurt, valt onder zijn verantwoordelijkheid.

6.2. Het is verboden het platform te gebruiken in strijd met de wet of de rechten van anderen, om ongevraagde reclame te versturen in strijd met de regels, om het platform te overbelasten, te testen op zwakke plekken zonder schriftelijke toestemming, na te maken of door te verkopen.

6.3. Bij ernstig of herhaald misbruik mogen wij de toegang schorsen, na een verwittiging tenzij de ernst of urgentie dat niet toelaat.

7. Prijzen en betaling

7.1. De prijzen staan op de prijzenpagina en zijn exclusief btw. Het abonnement wordt aangerekend per gewone gebruiker en per light-gebruiker, tegen de prijs van het gekozen plan, met een minimum van één gewone gebruiker. Gratis gebruikers worden niet aangerekend. Uitbreidingen hebben een vaste prijs per organisatie. Eenmalige vergoedingen, zoals het opstartpakket bij de uitbreiding Afvalverwerking, worden vooraf gefactureerd bij de start van het betaalde abonnement met die uitbreiding. Zegt de klant op voordat de overzetting van zijn gegevens gestart is, dan wordt het opstartpakket volledig terugbetaald met een creditnota; daarna niet meer. Een maandabonnement wordt maandelijks vooraf gefactureerd, een jaarabonnement jaarlijks vooraf, op basis van de gebruikers op de eerste dag van de periode.

7.2. Komt er tijdens de periode een gewone gebruiker of light-gebruiker bij, of krijgt een gebruiker een rol met een hogere prijs, dan wordt het verschil pro rata aangerekend op de volgende factuur. Valt een gebruiker weg of krijgt hij een goedkopere rol, dan geldt dat vanaf de volgende periode, zonder terugbetaling voor de lopende periode.

7.3. De klant betaalt via domiciliëring, Bancontact of kaart, via onze betaaldienst Stripe, of via overschrijving binnen 14 dagen na de factuurdatum als dat zo is afgesproken. Facturen worden elektronisch verstuurd, via Peppol of per e-mail.

7.4. Bij laattijdige betaling is van rechtswege en zonder ingebrekestelling de interest verschuldigd van de wet van 2 augustus 2002 betreffende de bestrijding van de betalingsachterstand bij handelstransacties, en een forfaitaire vergoeding voor invorderingskosten volgens diezelfde wet. Bovendien kan de klant na 14 dagen achterstand alleen nog lezen en exporteren, en wordt de toegang na 60 dagen geblokkeerd. De klantgegevens blijven bewaard en worden na betaling meteen weer volledig toegankelijk.

7.5. Wij mogen de prijzen aanpassen met een aankondiging per e-mail minstens 30 dagen vooraf. De nieuwe prijs geldt vanaf de volgende periode. Aanvaardt de klant de nieuwe prijs niet, dan kan hij het abonnement opzeggen tegen het einde van de lopende periode.

8. Duur en opzegging

8.1. Een abonnement loopt per maand of per jaar en wordt telkens stilzwijgend verlengd met dezelfde periode.

8.2. De klant kan op elk moment opzeggen in het platform. De opzegging gaat in op het einde van de lopende periode. Reeds betaalde periodes worden niet terugbetaald, behalve in de gevallen van artikel 5.3 en 14.

8.3. Een upgrade naar een groter plan gaat onmiddellijk in, met een factuur voor het pro rata verschil. Een downgrade gaat in op het einde van de periode; gegevens van modules die buiten het nieuwe plan vallen, blijven bewaard.

8.4. Elke partij kan de overeenkomst met onmiddellijke ingang beëindigen bij een ernstige tekortkoming van de andere partij die niet binnen 30 dagen na een schriftelijke ingebrekestelling is hersteld, of bij faillissement.

9. Gegevens

9.1. De klantgegevens blijven eigendom van de klant. Wij gebruiken ze alleen om de dienst te leveren, volgens de verwerkersovereenkomst. Wij mogen geanonimiseerde, geaggregeerde gebruikscijfers gebruiken om het platform te verbeteren; daaruit kan geen klant of persoon afgeleid worden.

9.2. De klant kan zijn gegevens altijd exporteren in een gangbaar formaat, ook tijdens een betaalachterstand en tot 90 dagen na het einde van de overeenkomst. Daarna wissen wij alle klantgegevens, ook uit de back-ups binnen de termijn van artikel 5.5, tenzij de wet ons verplicht iets langer te bewaren.

9.3. De klant is verantwoordelijk voor de gegevens die hij invoert en verklaart dat hij ze rechtmatig mag verwerken.

10. Intellectuele eigendom

10.1. Het platform, de software, de documentatie en de merknaam Yaletree blijven eigendom van YAIS BV. De klant krijgt voor de duur van het abonnement een niet-exclusief, niet-overdraagbaar gebruiksrecht voor zijn eigen beroepsactiviteit.

10.2. Suggesties die de klant geeft, mogen wij vrij gebruiken om het platform te verbeteren.

11. Aansprakelijkheid

11.1. Onze verbintenissen zijn inspanningsverbintenissen. Wij zijn alleen aansprakelijk voor schade die rechtstreeks het gevolg is van een fout van onze kant.

11.2. Wij zijn niet aansprakelijk voor onrechtstreekse schade, zoals gederfde winst, omzetverlies, gemiste besparingen of schade aan derden, noch voor schade door een fout in gegevens die de klant invoert, door het gebruik door de klant in strijd met deze voorwaarden, of door storingen van internet, Peppol, banken of andere diensten van derden.

11.3. Onze totale aansprakelijkheid is per schadegeval beperkt tot de bedragen die de klant in de 12 maanden voor het schadegeval aan ons betaalde voor de dienst. TODO: bedrag of verzekering afstemmen met de beroepsaansprakelijkheidsverzekering.

11.4. Deze beperkingen gelden niet bij opzet of bedrog, en niet voor zover de wet een beperking verbiedt.

12. Overmacht

Geen van de partijen is aansprakelijk voor een tekortkoming door overmacht, zoals een algemene stroom- of netwerkpanne, een grootschalige cyberaanval, brand, overstroming, oorlog of een beslissing van de overheid. Duurt de overmacht langer dan 30 dagen, dan kan elke partij de overeenkomst kosteloos beëindigen.

13. Vertrouwelijkheid

Beide partijen houden vertrouwelijke informatie die ze van elkaar krijgen geheim, ook na het einde van de overeenkomst, behalve als de wet of een rechter openbaarmaking verplicht.

14. Wijzigingen van deze voorwaarden

Wij kunnen deze voorwaarden om een geldige reden wijzigen, zoals een nieuwe wet, een nieuwe functie of een wijziging van de dienst. Wij melden een wijziging minstens 30 dagen vooraf per e-mail. Is de klant het niet eens met een wijziging in zijn nadeel, dan kan hij voor de ingangsdatum kosteloos opzeggen en krijgt hij de niet-gebruikte periode terugbetaald.

15. Slotbepalingen

15.1. Communicatie gebeurt per e-mail, naar het adres dat de klant in het platform opgaf, of via meldingen in het platform.

15.2. Als een bepaling ongeldig is, blijven de andere van kracht en vervangen de partijen de ongeldige bepaling door een geldige die zo dicht mogelijk aansluit bij hun bedoeling.

15.3. De klant mag de overeenkomst niet overdragen zonder onze toestemming. Wij mogen ze overdragen bij een overdracht van onze activiteit, met een verwittiging aan de klant.

15.4. Op deze overeenkomst is het Belgisch recht van toepassing. Geschillen behoren tot de uitsluitende bevoegdheid van de ondernemingsrechtbank van Antwerpen, afdeling Antwerpen, nadat de partijen eerst geprobeerd hebben het geschil in der minne te regelen.